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Crear un memo - Nota del CRM

La página de creación de memos de Django CRM permite a los usuarios crear y enviar memos internos, como notas personales, comunicados de oficina o notas de servicio, para sí mismos, sus responsables o toda la empresa. Esta función ayuda a organizar la comunicación dentro del CRM, registrar decisiones y iniciar una tarea como resultado de la revisión del memo.

Quién puede crear un memo

Cualquier usuario del CRM puede crear un memo. El autor de un memo es su propietario y tiene control total sobre su contenido hasta que se revise. Una vez revisado el memo y cambiado su estado a considerado, el propietario ya no puede editarlo ni reemplazar los archivos adjuntos.

Roles del memo

Al crear un memo, los usuarios definen sus participantes:

  • Propietario: el usuario que crea el memo (se asigna automáticamente).
  • Destinatario: el usuario para quien está destinado el memo (se selecciona de la lista disponible).
  • Suscriptores: los usuarios que deben recibir información sobre el memo (reciben notificaciones y pueden verlo).

Estados y etapas de los memos

Al crear un memo, primero puede guardarlo como borrador. En este caso, solo usted (y los administradores del CRM) pueden verlo y no se envían notificaciones.

Después de compartir un memo con otros usuarios, pasa por varias etapas:

  • Pendiente: el memo espera ser revisado.
  • Aplazado: la revisión se ha retrasado.
  • Considerado: el memo ha sido revisado. En esta etapa, su contenido queda bloqueado para la edición.

Todos los participantes reciben notificaciones del CRM y por correo electrónico cuando se crea el memo y cuando cambia su estado.

Cómo crear un memo

Para crear un nuevo memo, vaya a la página de lista de memos y haga clic en AÑADIR MEMO o en el icono Copiar nota. La segunda opción abre un formulario rellenado previamente con los datos del memo seleccionado.

Complete los campos del formulario de creación del memo:

  1. Título del memo: introduzca un nombre breve y claro para el memo.
  2. Casilla Borrador: selecciónela si desea guardar el memo como borrador (visible solo para usted).
  3. Destinatario: elija el usuario al que va dirigido el memo.

  4. Propósito (opcional): elija uno de los propósitos predefinidos:

    • para información
    • para consideración
    • para aprobación
    • para dejar constancia
    • para tomar una decisión
    • pago de gastos habituales

  5. Descripción: proporcione el contenido detallado del memo.

  6. Suscriptores: seleccione los usuarios que deben recibir una notificación sobre el memo.
  7. Archivos adjuntos: cargue los archivos relacionados con el memo.

Una vez que guarde la nota del CRM, aparecerá en su lista de memos y será visible para todos los usuarios especificados en ella (destinatarios y suscriptores). También recibirán notificaciones automáticas sobre su creación.

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Consejo: Use los memos no solo como recordatorios, sino también como una forma formal de documentar decisiones, aprobaciones internas y acciones que requieran tareas de seguimiento.