Gestión de transacciones
La transacción es el objeto principal del CRM que utilizan los gerentes de ventas para realizar un seguimiento del trabajo comercial con clientes potenciales y actuales. Almacena todo el historial de comunicación, negociación y toma de decisiones, desde la solicitud inicial hasta el cierre exitoso (o el rechazo) de la transacción.
Esta página explica cómo trabajar con la lista de transacciones y utilizar las herramientas disponibles para organizar y analizar las actividades de ventas.
Creación de transacciones y permisos de acceso
Para fines de análisis de marketing, una transacción solo se puede crear a partir de una solicitud recibida mediante un formulario del sitio web, un correo electrónico o creada manualmente en el CRM.
➡ Nota: los productos o servicios especificados en la solicitud pueden diferir de aquellos para los que finalmente se cierra la transacción.
El acceso a las transacciones está regulado por los roles de usuario y los departamentos:
| Rol | Nivel de acceso |
|---|---|
| Gerente de ventas | Transacciones de su departamento |
| Directivos de la empresa | Todas las transacciones de todos los departamentos |
| Otros usuarios | No tienen acceso a las transacciones |
En equipos de pequeñas empresas, el CRM permite combinar roles: operador, gerente de ventas e incluso gerente de la empresa. Si necesitas cambiar roles o configurar permisos personalizados, ponte en contacto con tu administrador del CRM.
Vista general de la lista de transacciones
La lista de transacciones se muestra como una tabla ordenable con encabezados de columna activos. Las columnas incluyen:
- Nombre de la transacción: se hereda de la solicitud, pero se puede editar.
- Siguiente paso: la próxima acción que debe realizarse.
- Fecha del siguiente paso: fecha límite de la acción planificada.
- Etapa: estado actual del progreso.
- Nombre de la contraparte (prospecto o empresa): enlace a la página de la contraparte.
- Contador: número de transacciones de esta contraparte en la base de datos del CRM.
- Gerente de ventas: usuario responsable asignado.
- Activa: indica si la transacción se está gestionando actualmente.
- Indicador de relevancia de la transacción.
- Fecha de creación.
- ID de la transacción.
Iconos de estado de las transacciones
Los iconos proporcionan información rápida sobre las condiciones de la transacción:
- Todavía no se ha enviado ninguna respuesta a la solicitud del cliente.
- Se ha recibido el pago.
- No hay productos ni servicios indicados en la transacción.
- Se ha recibido el pago, pero no se ha especificado la fecha de envío o prestación del servicio.
- La fecha límite de envío o prestación del servicio ha vencido.
- Hay archivos adjuntos a la transacción.
Pasa el cursor sobre cualquier icono para ver una descripción emergente con más información.
Búsqueda y filtrado de transacciones
Búsqueda
Utiliza la barra de búsqueda para encontrar transacciones por:
- Palabras clave
- ID de la transacción
Filtros
Un panel de filtros permite reducir dinámicamente la lista. Entre los filtros disponibles se incluyen:
- Departamento (si el rol permite seleccionarlo)
- Nivel de importancia
- Gerente de ventas (propietario)
- Producto o servicio
- Socio (representante de ventas)
- Modificada por la dirección de la empresa
- Indicador de relevancia
- Fecha de creación
- Etapa de la transacción
- Motivo del cierre
- Sector del cliente
- Etiquetas
Los filtros se pueden combinar para ajustar aún más los resultados. De forma predeterminada, en la lista solo se muestran las transacciones activas.
Exportación de datos de transacciones
Con el menú desplegable «Acción», puedes exportar las transacciones seleccionadas a un archivo de Excel. Esto resulta especialmente útil para compartir datos o conciliarlos con socios comerciales.