Procesamiento de Solicitudes en Django CRM
El procesamiento de solicitudes garantiza que toda consulta de cliente entrante se convierta en datos de CRM precisos, completos y accionables. Esta página guía a los usuarios a través de la verificación de detalles de solicitudes, enriquecimiento de información faltante, vinculación de la solicitud con entidades de CRM existentes y, finalmente, creación de un trato o cierre de la solicitud como caso. El procesamiento efectivo de solicitudes fortalece la calidad de los datos, reduce duplicados y mejora la velocidad de seguimiento.
Propósito del procesamiento de solicitudes
El procesamiento de solicitudes se enfoca en verificar y enriquecer la información de contacto del cliente antes de pasar la consulta al pipeline de ventas. El manejo preciso de solicitudes garantiza la verificación e integridad de los datos del cliente. Esto cumple dos funciones críticas:
- Asegurar que el equipo de ventas pueda contactar al cliente.
- Coincidir la consulta con registros existentes de CRM para evitar leads, contactos o empresas duplicados.
La mayoría de solicitudes de clientes se generan automáticamente cuando un visitante envía un formulario del sitio web o envía un correo electrónico. Antes de que la solicitud se convierta en un trato, toda la información debe verificarse en cuanto a precisión e integridad.
Una vez validada, se debe crear un trato. Para los usuarios con rol de operador, el propietario de la solicitud debe reasignarse a un gerente de ventas antes de crear el trato. Tenga en cuenta que los tratos no se pueden crear a partir de solicitudes marcadas como duplicadas o como casos/incidentes.
Contador de solicitudes y flujo de trabajo de asignación
El panel izquierdo incluye un contador de solicitudes que ayuda a los usuarios de CRM a realizar un seguimiento de la carga de trabajo entrante.
- El valor verde muestra la cantidad de nuevas solicitudes pendientes que necesitan procesamiento.
- El valor rojo indica solicitudes con más de 24 horas que aún no se asignan a un gerente de ventas.
Una solicitud desaparece del contador una vez que se asigna un gerente de ventas como propietario.
Manejo de casos e incidentes
Si una solicitud no requiere seguimiento de pagos o ventas, debe marcarse como caso/incidente. Esto reemplaza el botón Crear Trato con un botón Cerrar. Los casos aparecen en verde en la lista de solicitudes y se vuelven grises después de cerrarse. Estos elementos se excluyen del flujo de trabajo de ventas pero permanecen disponibles para el seguimiento de soporte.
Trabajar con los botones de acción
Cuando abre una solicitud, aparece un conjunto de botones de acción grises en la parte superior. Estas acciones no modifican ni guardan datos de solicitud. Le permiten:
- Crear un correo electrónico vinculado a la solicitud
- Ver toda la correspondencia por correo electrónico
- Importar un correo electrónico manualmente desde su bandeja de entrada (los correos electrónicos con el ticket de solicitud se importan automáticamente)
- Imprimir la solicitud
- Copiar la solicitud para crear una nueva usando los mismos datos
- Ver el historial de cambios
Pasar el mouse sobre cualquier botón muestra una información sobre herramientas que explica su función.
Cómo rellenar correctamente los campos de nombre de contacto
Para mantener la precisión de los registros, CRM proporciona tres campos separados para nombres:
- Nombre
- Segundo nombre
- Apellido
Solo se permite una palabra en los campos de nombre y apellido. Si un nombre completo contiene más de tres palabras, todas las palabras adicionales deben colocarse en el campo Segundo nombre. Esto ayuda a prevenir inconsistencias de datos y mejora la precisión de coincidencia.
Cómo evitar registros de empresas duplicados
Preste atención cuidadosa al campo Nombre de empresa. Los clientes a menudo proporcionan nombres de empresas abreviados o acortados, lo que puede causar entradas de empresas duplicadas. Si la empresa ya existe en el CRM, ingrese abreviaturas y variaciones ortográficas en el campo "Nombres Alternativos" del perfil de la empresa en lugar de crear una empresa nueva.
Traducción, observaciones y selección de productos
- Si una solicitud llega en un idioma extranjero, use el campo Traducción para proporcionar una versión traducida.
- Esta traducción también aparecerá en el trato.
- Ingrese comentarios internos o aclaraciones en el campo Observación.
- Use el campo Productos para seleccionar los productos o servicios solicitados. Esto mejora la calidad de los informes de CRM y permite el filtrado basado en productos en la lista de solicitudes.
Validación de relaciones y vinculación automática
Al crear una solicitud, Django CRM intenta encontrar clientes coincidentes en la base de datos. Si se encuentra una coincidencia, el sistema vincula la solicitud a un lead, contacto y empresa existentes. Estos enlaces aparecen en la sección Relaciones, acompañados de una casilla de verificación que indica que las relaciones necesitan verificación. Revise y confirme estos enlaces, y luego desmarque la casilla una vez que la validación sea completa.
Si no se encuentra ninguna coincidencia, el CRM creará un nuevo lead, contacto y empresa (dependiendo de los datos disponibles) durante la creación del trato y los vinculará automáticamente a la solicitud.
Ver conversaciones de correo electrónico
La parte inferior de la página de solicitud muestra los últimos cuatro correos electrónicos intercambiados en la conversación. Esto proporciona a los usuarios contexto inmediato sin tener que alejarse de la solicitud.