Створення службової записки в CRM
Сторінка створення службової записки в Django CRM дає змогу створювати та надсилати внутрішні записки — особисті нотатки, службові повідомлення або робочі записки — собі, керівникам чи всій компанії. Ця функція допомагає організувати комунікацію, фіксувати рішення та створювати завдання за результатами розгляду записки.
Хто може створювати службову записку
Будь-який користувач CRM може створити службову записку. Автор записки є її власником і має повний контроль над її вмістом, доки її не буде розглянуто. Після розгляду записки та зміни її статусу на розглянуто власник більше не може редагувати записку або замінювати прикріплені до неї файли.
Ролі в службовій записці
Під час створення службової записки користувач визначає її учасників:
- Власник — користувач, який створює записку (призначається автоматично).
- Отримувач — користувач, якому призначена записка (вибирається зі списку доступних користувачів).
- Підписники — користувачі, яких потрібно поінформувати про записку (вони отримують сповіщення та можуть її переглядати).
Статуси та етапи службової записки
Під час створення записку можна спочатку зберегти як чернетку. У такому разі її бачите лише ви та адміністратори CRM, а сповіщення не надсилаються.
Після того як записку буде надіслано іншим користувачам, вона проходить кілька етапів:
- Очікує розгляду — записка очікує на розгляд.
- Відкладено — розгляд відкладено.
- Розглянуто — записку розглянуто. На цьому етапі вміст записки блокується для редагування.
Усі учасники отримують сповіщення в CRM та електронною поштою, коли записку створено або її статус змінено.
Як створити службову записку
Щоб створити нову службову записку, перейдіть на сторінку списку службових записок і натисніть ДОДАТИ ЗАПИСКУ або іконку Копіювати записку. Другий варіант відкриває попередньо заповнену форму на основі даних вибраної записки.
Заповніть поля форми створення записки:
- Заголовок записки — введіть коротку зрозумілу назву записки.
- Прапорець «Чернетка» — виберіть його, якщо хочете зберегти записку як чернетку (її бачитимете лише ви).
- Отримувач — виберіть користувача, якому призначена записка.
-
Мета (необов’язково) — виберіть одну з попередньо визначених цілей:
- для ознайомлення
- для розгляду
- на затвердження
- до відома
- для прийняття рішення
- оплата регулярних витрат
-
Опис — додайте детальний зміст записки.
- Підписники — виберіть користувачів, яких потрібно повідомити про записку.
- Вкладення — завантажте файли, пов’язані із запискою.
Після збереження службова записка з’явиться у списку записок і стане доступною всім зазначеним у ній користувачам (отримувачам і підписникам). Вони також автоматично отримають сповіщення про її створення.
Пов’язані сторінки
- Список службових записок — перегляд, пошук і керування службовими записками.
- Редагування службової записки — оновлення записки до її розгляду.
- Видалення службової записки — підтвердження та видалення записки за потреби.
Порада: використовуйте службові записки не лише як нагадування, а й як офіційний спосіб документувати рішення, внутрішні погодження та дії, які потребують подальшого виконання.