Робота зі службовими записками в Django CRM

Нотатки CRM надають зручні можливості для роботи зі службовими записками (нотатками CRM) — внутрішніми повідомленнями, які можуть бути особистими нотатками, службовими повідомленнями або робочими записками. Будь-який користувач CRM може створити записку та визначити, кому її призначено: собі, керівнику свого відділу або компанії.

Службові записки допомагають документувати внутрішню комунікацію та зберігати всю пов’язану інформацію в модулі нотаток CRM. Завдяки цьому команди можуть упорядковано фіксувати спілкування, рішення та подальші дії.

Ролі учасників службових записок

Для кожної службової записки визначено ролі, які описують взаємодію учасників із нею:

Власники — користувачі, які створюють службові записки CRM.
Отримувачі — користувачі, яким призначено записки.
Підписники — користувачі, яких потрібно сповіщати про записку та, за потреби, про завдання, створені після її розгляду.

Статуси службових записок

Для інформування учасників доступні такі статуси:

Очікує розгляду — записка очікує на розгляд.
Відкладено — розгляд відкладено.
Розглянуто — записку розглянуто.

Статус службової записки змінює її отримувач. Після встановлення статусу «Розглянуто» власник більше не може редагувати записку або змінювати прикріплені файли.

Усі учасники автоматично отримують сповіщення в CRM та електронною поштою, коли записку створено або розглянуто. Так само надсилаються сповіщення про повідомлення в чаті записки.

Чат службової записки та пов’язані завдання

Кожна службова записка має чат, де учасники можуть обмінюватися повідомленнями та файлами. Наприклад, користувачі можуть уточнити деталі або повідомити інших про подальші дії після розгляду записки. Якщо за результатами її розгляду створено завдання, подальше спілкування слід продовжувати в чаті завдання.

У списку записок поруч із тими, за якими створено завдання, з’являється кнопка «Переглянути завдання». Колір кнопки відповідає статусу завдання, а підказка під час наведення курсора показує назву статусу.

Інтеграція службових записок із завданнями в Notes CRM пов’язує рішення з діями та дає змогу відстежувати весь шлях від обговорення до виконання.

Огляд списку службових записок

Сторінка списку службових записок — це основний робочий простір для керування нотатками CRM. Тут можна переглядати, сортувати, фільтрувати й шукати записки, а також створювати нові або копіювати наявні.

Записки відображаються в таблиці з такими даними:

Заголовок записки
Отримувач — кому призначено записку
Іконка файлу — вказує на наявність вкладень
Іконка статусу — підказка з’являється під час наведення курсора
Дата розгляду — коли отримувач розглянув записку
Кнопка перегляду завдання — з’являється, якщо після розгляду записки було створено завдання; її колір відповідає статусу завдання, а підказка показує назву статусу
Власник записки (автор)
Відділ власника
Дата створення
Кнопка копіювання записки — відкриває нову форму, попередньо заповнену даними поточної записки

Сортування, фільтрування та пошук

Вбудовані інструменти допомагають швидко знаходити потрібні записки:

Сортування — за заголовком, отримувачем, автором і датою створення.
Фільтрування — за статусом, отримувачем, власником або датою створення.
Пошук — за ключовими словами або ідентифікатором записки.

Кожен користувач бачить лише ті записки, у яких він є учасником — власником, отримувачем або підписником.

Дивіться також

Докладніше про створення та керування службовими записками читайте в пов’язаних матеріалах:

Нотатки CRM

Службові записки в Django CRM допомагають упорядкувати внутрішню комунікацію та зберігати важливу робочу інформацію в системі. За допомогою нотаток CRM користувачі можуть створювати, поширювати й переглядати записки, додавати підтвердні файли та пов’язувати обговорення із завданнями. Це дає змогу керувати як щоденними нотатками, так і формальним діловим листуванням в одному місці.